Informations- und Kontrollinstrumente
Der Verwaltungsrat wird regelmässig über sämtliche wesentlichen Angelegenheiten der Geschäftstätigkeit des Konzerns informiert. Der CEO und Mitglieder der Konzernleitung nehmen an den Verwaltungsratssitzungen teil und berichten über den laufenden Geschäftsgang und über wichtige Projekte und Ereignisse. Ausserordentliche Vorfälle werden den Mitgliedern des Verwaltungsrats unverzüglich zur Kenntnis gebracht. Um sich ein direktes Bild der Marktsituation zu verschaffen, besucht der Verwaltungsrat regelmässig Ländergesellschaften und trifft sich mit der lokalen Geschäftsleitung.
Der Gesamtverwaltungsrat wird schriftlich auf regelmässiger Basis mittels eines umfangreichen und kompletten Management-Informations-Berichtswesens (MIS) über Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow, Investitionen und Personal des Konzerns sowie der einzelnen Tochtergesellschaften informiert. Die Informationen werden sowohl auf historischer Basis wie auch als Jahresendprojektion geliefert.
Des Weiteren erhalten die Verwaltungsratsmitglieder jährlich ein detailliertes Gesamtbudget sowie einen fünfjährigen Mittelfristplan mit Prognosen zur zukünftigen Entwicklung der einzelnen Tochtergesellschaften und der konsolidierten Firmengruppe hinsichtlich Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow, Investitionen und Personal. Zusätzlich wird dem Gesamtverwaltungsrat eine jährlich aufdatierte, gruppenweite Analyse der strategischen, operativen und finanziellen Risiken – inklusive Bewertung sowie getroffener Massnahmen zur Eingrenzung und zu Verantwortlichkeiten – vorgelegt.
Das Audit Committee erhält für die Beurteilung der Risikoparameter des Konzerns zusätzlich auf vierteljährlicher Basis einen Bericht betreffend Wertschriften- und Liquiditätsanlagen, Währungen, Rohmaterialeindeckung und Liquidität (Risk-Control-Berichtswesen). Mitglieder der Konzernleitung nehmen regelmässig an den Sitzungen des Audit Committee teil.
Der Konzern unterhält keine interne Revisionsabteilung. Trotzdem wird dem internen finanziellen Kontrollsystem, dem Management-Informations- und Risk-Control-Berichtswesen des Konzerns, sehr grosse Bedeutung beigemessen.
Anstelle einer internen Revisionsabteilung dient der Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli AG das sogenannte Lindt interne Kontrollsystem (LICS) als Informations- und Kontrollinstrument. Im Rahmen dessen gibt der Konzern den Tochtergesellschaften finanzielle Referenzkontrollen vor, die von den Tochtergesellschaften an lokale Gegebenheiten und Risiken angepasst werden.
Die Existenz und Wirksamkeit dieser Kontrollen wird jährlich von den Tochtergesellschaften im Rahmen einer Selbstüberprüfung evaluiert. Die Resultate der jährlichen Evaluierung werden zentral vom Konzern beaufsichtigt. Darauf basierend wird dem Audit Committee jährlich ein Bericht über die finanziellen internen Kontrollprozesse in den verschiedenen Unternehmensfunktionen der Tochtergesellschaften erstattet (unter anderem IT, Einkauf, Produktion, Verkauf, Lohnzahlungen, Treasury, HR und finanzielles Reporting). Unter Beaufsichtigung des Konzerns erarbeiten Tochtergesellschaften anschliessend Massnahmen, um auf Kontrollschwächen und Kontrolldefizite zu reagieren.
Zudem stellt die externe Revisionsstelle PricewaterhouseCoopers AG ein zusätzliches Kontrollinstrument dar, das unter anderem auch die Existenz des LICS prüft. Zusätzlich können im Rahmen der jährlichen Revisionsprüfung durch das Audit Committee Spezialaufträge an die externe Revisionsstelle vergeben werden, die über die gesetzlichen und statutarischen Anforderungen hinausgehen.