Informations- und Kontrollinstrumente
Der Verwaltungsrat wird regelmässig über sämtliche wesentlichen Angelegenheiten der Geschäftstätigkeit der Lindt & Sprüngli Gruppe informiert. Der CEO und der CFO sowie nach Bedarf weitere Mitglieder der Konzernleitung nehmen an den Verwaltungsratssitzungen teil und berichten über den laufenden Geschäftsgang und über wichtige Projekte und Ereignisse. Ausserordentliche Vorfälle werden dem Verwaltungsratspräsidenten unverzüglich zur Kenntnis gebracht. Um sich ein direktes Bild der Marktsituation zu verschaffen, besucht der Verwaltungsrat regelmässig Ländergesellschaften und trifft sich mit der lokalen Geschäftsleitung.
Der Gesamtverwaltungsrat wird schriftlich auf regelmässiger Basis mittels eines umfangreichen und kompletten Management-Informations-Berichtswesens (MIS) über Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow, Investitionen und Personal der Lindt & Sprüngli Gruppe sowie der einzelnen Tochtergesellschaften informiert. Die Informationen werden sowohl auf historischer Basis wie auch als Jahresendprojektion geliefert.
Des Weiteren erhalten die Verwaltungsratsmitglieder jährlich ein detailliertes Gesamtbudget sowie einen fünfjährigen Mittelfristplan mit Prognosen zur zukünftigen Entwicklung der einzelnen Tochtergesellschaften und der konsolidierten Firmengruppe hinsichtlich Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow, Investitionen und Personal. Zusätzlich wird dem Gesamtverwaltungsrat eine jährlich aufdatierte, gruppenweite Analyse der strategischen, operativen und finanziellen Risiken – inklusive Bewertung sowie getroffener Massnahmen zur Eingrenzung und zu Verantwortlichkeiten – vorgelegt.
Das Audit Committee erhält für die Beurteilung der Risikoparameter der Lindt & Sprüngli Gruppe zusätzlich auf vierteljährlicher Basis einen Bericht betreffend Wertschriften- und Liquiditätsanlagen, Währungen, Rohmaterialeindeckung und Liquidität (Risk-Control-Berichtswesen). Mitglieder der Konzernleitung nehmen regelmässig an den Sitzungen des Audit Committee teil. Die Lindt & Sprüngli Gruppe unterhält anstelle einer formellen internen Revisionsabteilung das sogenannte Lindt Internes Kontrollsystem (LICS), da dem internen finanziellen Kontrollsystem, dem Management-Informations- und Risk-Control-Berichtswesen des Konzerns sehr grosse Bedeutung beigemessen wird.
In diesem Rahmen gibt der Konzern den Tochtergesellschaften finanzielle Referenzkontrollen vor, die von den Tochtergesellschaften an lokale Gegebenheiten und Risiken angepasst werden.
Die Existenz und die Wirksamkeit dieser Kontrollen werden jährlich von den Tochtergesellschaften im Rahmen einer Selbstüberprüfung evaluiert. Die Resultate der jährlichen Evaluierung werden zentral vom Konzern beaufsichtigt. Darauf basierend wird dem Audit Committee jährlich ein Bericht über die finanziellen internen Kontrollprozesse in den verschiedenen Unternehmensfunktionen der Tochtergesellschaften erstattet (unter anderem IT, Einkauf, Produktion, Verkauf, Lohnzahlungen, Treasury, HR und finanzielles Reporting). Unter Beaufsichtigung des Konzerns erarbeiten die Tochtergesellschaften anschliessend Massnahmen, um auf Kontrollschwächen und Kontrolldefizite zu reagieren.
Zudem stellt die externe Revisionsstelle PricewaterhouseCoopers AG ein zusätzliches Kontrollinstrument dar, das unter anderem auch die Existenz und die Angemessenheit des LICS prüft. Zusätzlich können im Rahmen der jährlichen Revisionsprüfung durch das Audit Committee Spezialaufträge an die externe Revisionsstelle vergeben werden, die über die gesetzlichen und statutarischen Anforderungen hinausgehen.
Lindt & Sprüngli hat sich verpflichtet, seine Geschäfte mit Fairness und Integrität zu führen und Gesetze sowie die Werte der Lindt & Sprüngli Gruppe zu respektieren. Ein ähnliches Verhalten wird von allen Dritten, wie zum Beispiel Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmern, erwartet, mit denen die Lindt & Sprüngli Gruppe zusammenarbeitet. Diese Verpflichtungen und Erwartungen sind im Lindt & Sprüngli Code of Conduct und in wichtigen Richtlinien wie der Human Rights Policy und der Speak Up Policy festgehalten. Im Rahmen der Speak Up Policy betreibt Lindt & Sprüngli eine Speak Up Line, die es Mitarbeitenden, aber auch Unternehmen, Lieferanten und Geschäftspartnern ermöglicht, offen oder anonym Vorfälle oder Umstände, die einen Verstoss oder möglichen Verstoss gegen den Code of Conduct, die Richtlinien von Lindt & Sprüngli, Gesetze oder andere Vorschriften darstellen könnten, zu melden. Dazu gehören Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, Belästigung und Diskriminierung am Arbeitsplatz sowie umweltbezogene Anliegen. Im Falle von kritischen Anliegen werden diese dem Verwaltungsrat gemeldet.